Попытки увеличить продуктивность работы заставляют соблюдать тайм менеджмент. Убедитесь, что выполняете результативную работу. В итоге получается наибольший результат от потраченных на задание времени и сил. Цель распределения времени — невыполнение больше проектов за определённый срок. Работайте эффективно, решая задачи, не забывайте о стратегической цели. Способ спланировать время — провести проверку расхода времени. Примените распределение рабочего времени — детальное описание затрат времени на каждую задачу.

распределение учебного времени

распределение времени

Разделите действия на категории:

  • общение с клиентами;
  • деловые встречи;
  • личные задания;
  • написание отчетов.

 

Распределение время работы — обсуждаемая тема в бизнесе. А теперь взгляните со стороны, как выполняете повседневную работу. Сколько времени тратите — или теряете даром! Обдумайте, как выполнить стандартные задания. Например, сохранить файлы в компьютере или систематизировать корреспонденцию.

Сколько времени занимает поиск номеров телефонов, по которым вы звоните два-три раза в неделю. Запишите задания, с которыми сталкиваетесь по несколько раз в день. Опишите последовательность выполнения этих заданий, чтобы делать это автоматически, не задумываясь.

Некоторые подсказки по рациональному распределению времени:

  1. Расположение нужных вещей.
  2. Систематизация документов.
  3. Скорость набора.
  4. Выбрать время для отдыха.

Даже выносливым людям требуется отдых.

Люди умственного труда нуждаются не меньше, чем работники физического труда. Поэтому внесите в ежедневное расписание время для отдыха. 5-10 минут перерыва способны снять накопившуюся усталость и способны повысить эффективность труда.

Отдохните после многодневной тяжелой работы:

  1. Выделите день.
  2. Разгрузите график.
  3. Перенесите выполнение несрочных заданий на поздний период.
  4. Найдите способ сказать нет.

Отклоняйте менее важные задания, если перегружены работой.

К ним относятся задания, несвязанные с работой или со стратегическими целями компании.

Если делаете сложную работу, а заказчик просит выполнить ещё одно задание, не торопитесь соглашаться. Объясните, что слишком много работы, но вы будете рады помочь в следующий раз.

рациональное распределение времени

Подготовка расписания

Постарайтесь, спланировать день так, чтобы расписание идеально подходило вашему стилю работы.

Каждый из нас живёт по <<биологическим часам>>. У кого-то пик работоспособности наблюдается утром (жаворонки), а у кого-то вечером (совы). Консультанты по планированию рекомендуют каждому определить время пиковой трудоспособности и на него перенести выполнение заданий, требующих умственных усилий.

Дополнительное время на выполнение проектов

В процессе работы могут возникнуть непредвиденные обязательства, и, в связи с этим для окончания проекта вам может понадобиться дополнительное время.

При составлении графика, прибавьте времени <<про запас>>, чтобы закончить проект раньше положенного срока.

Если не хватает времени доделать проект, то дополнительное время будет весьма кстати. Дополнительное время в расписании — это удачная идея, особенно если возникли проблемы, осложняющие завершение текущего проекта.

Если вам постоянно не хватает времени на выполнение заданий, то ошибка в составлении временного графика:

  1. Переоценка сил.
  2. Недооценка количества времени. Поэтому в следующий раз ко времени, которое необходимо для выполнения проекта или задания, добавьте дополнительное время. Оно пригодится для решения внезапно возникших проблем.

Поэтому распределение времени и повседневный порядок — это составляющие плана распределения времени.

Принимайте ошибки

Не судите себя слишком строго, если, несмотря на усилия, вы время от времени терпите поражения. Помните, завтра наступит новый день, и можно будет двигаться вперед с новыми силами.

план распределения времени

Избавьтесь от привычки откладывать дела на потом

Игнорировать неприятные скучные задания легко. Если это случается лишь время от времени, то волноваться не стоит. Но если подобное поведение входит в привычку, последствия могут иметь серьезные последствия — не только для вас, но и для людей, которые на вас рассчитывают. Такая привычка — манера поведения.

За этим стоят психологические причины, от которых нужно избавляться, работая над собой:

  • страх перед провалом;
  • недостаток знаний и опыта;
  • неуверенность в своих силах.

Советы, помогающие контролировать привычки:

  1. Подумайте, что вы теряете. Подсчитайте, сколько времени теряется на решение проблем, которые не возникли бы, сделай работу вовремя.
  2. Выполняйте понемногу. Не бойтесь начинать работать над сложным проектом, разделите его на несколько частей, выполняя постепенно, пока не закончите.
  3. Оцените привычку откладывать на потом. Вспомните задания за последние три месяца, которые нужно было сделать, но так и не сделаны, и подумайте вот над чем.
  4. Недостающий элемент. Сколько событий пропущено из-за выполнения заданий, которые были отложены на потом.
  5. Межличностные контакты. Как часто осложняются отношения с другими людьми из-за невыполненных вовремя обязательств.
  6. Внутренний стресс. Сколько внутренней энергии тратится потому, что вы не сумели выполнить задание вовремя.

 

Стремление к совершенству

Одна из преград на пути к исполнению работы — модель поведения под названием перфекционизм (perfect — идеальный), или навязчивое стремление к совершенству. Стандарты, которых следует придерживаться, чтобы добиться успеха.

Но когда эти стандарты слишком завышены или невыполнимы в ситуации, то они могут помешать достижению успеха, приведут к крушению планов и отрицательно скажут на людях, с которыми вы работаете.

Вот какие проблемы может вызвать перфекционизм:

  1. Пропущенные сроки. Тратите много времени на детали, которые не влияют на конечный результат.
  2. Ухудшение взаимоотношений. Сотрудники недовольны тем, что на второстепенные детали тратиться слишком много времени и сил.
  3. Отсутствие цели. Коллегам и подчиненным трудно понять конечные цели и предполагаемый результат.
  4. Уровень тревожности. Появляется необоснованное чувство беспокойства из-за сомнений, все ли было сделано хорошо.

Существует много теорий, которые объясняют, почему у некоторых людей стандарты завышены и, как правило, в ущерб себе и выполняемой работе. Большинство психологов, изучавших этот феномен, пришли к интересному выводу.

Во-первых, в основном перфекционисты выработали такую привычку ещё в детстве. Во-вторых, даже людям, осознающим бессмысленность подобного поведения, трудно его изменить.

Для большинства перфекционистов единственной причиной изменить себя может стать кризис — например сердечный приступ или потеря работы, вызванные таким неконструктивным стилем поведения.

К счастью, многие люди, обладающие желанием выделиться и установить собственные стандарты, способны видеть перспективу. Это и отличает работников от перфекционистов.

Если вы чувствуете в себе задатки человека, навязчиво стремящегося к совершенству, вам необходимо помнить о следующем:

  1. Ставьте реальные цели. Установите цель, а затем скорректируйте под результат. Вы можете стремиться к идеалу, но без достижения реальных целей никогда не достигнете успеха.
  2. Просите о помощи. Найдите сотрудника, которому доверяете, и попросите его оценить ваши действия.
  3. Избавьтесь от стресса. Определите, является ли ваше стремление к совершенству источником постоянного стресса для вас и для окружающих. Пересмотрев и сделав цели реальными, вы сможете избавиться от лишнего беспокойства и улучшить психологический климат в коллективе.
  4. Найдите способ расслабиться. Выберите себе для отдыха такую деятельность, где не нужно ничего достигать или становиться лучшим. Докажите себе, что можете наслаждаться чем-то, не думая о совершенстве.

Как принимать правильные решения

Способность принимать решения влияет на эффективность работы, поэтому без понимания этого процесса невозможно достичь успеха.

Принципы принятия правильных решений:

  1. Тщательный сбор материалов. Найти информацию стало проще. Однако доступность приводит к информационной перегрузке. Обдумайте, какие именно данные вам нужно найти.
  2. Осознайте предубеждения. Они понижают способность объективно оценивать материал. Главное, чтобы при принятии решений осознавать их и в то же время объективно относится к собранным сведениям.
  3. Обсуждайте с друзьями, коллегами и родственниками. Попросите их оценить правильность принятого решения. Главное, чтобы они были не только компетентны, но и искренны.

Доверяйте интуиции

При принятии решений, логика подсказывает одно, а интуиция — другое. Интуитивно принятое решение кажется правильным и подходящим, хотя не имеет конкретного обоснования.

Большинство руководителей полагаются на интуицию так же, как и факты. Совет: в принятии решений всегда полагайтесь на интуицию, но не в ущерб фактам.

Помните: информация — мать интуиции.

Правильность принятого решения основывается на предварительной подготовке. Принять правильное решение — это значит, опираться на свежую и достоверную информацию.

Задайте вопросы самому себе:

  1. Достаточно ли информации.
  2. Надежна ли информация.
  3. Не было ли ошибок в обработке информации.
  4. Сыграли ли роль пристрастия и предубеждения.

Учитесь на ошибках

Способ улучшить навык принятия решений — вспомнить прошлые решения и проанализировать процесс их принятия.